Реквизиты товарной накладной налоговики всегда проверяют особенно тщательно. Если в них ошибки – инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС. И хотя  компании вправе заполнять товарную накладную любой формы и вида, в ней должны быть обязательные реквизиты. Мы покажем их на образце.

Безопасные реквизиты товарной накладной

Поставщики получили право использовать накладную свободной формы. Из-за этого больше нет претензий, что при продаже надо оформлять именно форму ТОРГ-12, а не М-15 или иной бланк. Компании вправе исключить из своего бланка печать. А сам документ можно назвать как угодно (товарная накладная, накладная на отгрузку товаров и т. п.).

Опасные реквизиты товарной накладной

Сведения о поставщике, покупателе, дата, количество и стоимость товара, подписи сторон — опасные реквизиты. В накладной обязательны лишь визы сотрудников поставщика (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Но, как мы выяснили, в ФНС считают, что обязательны и подписи второй стороны, которая получила товар.

На простой форме товарной накладной мы показали все обязательные реквизиты. Даже такая упрощенная форма, если она поступила от контрагента, может подтвердить расходы.

Образец заполнения товарной накладной

Ловушка в документе

Если в товарной накладной продавец вписал услуги по доставке, то инспекторы могут снять расходы, посчитав, что они документально не подтверждены. А для поставщика возможен штраф до 30 тыс. рублей за грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ). Это нам сообщили в Минфине. По мнению чиновников, если документ называется «товарная накладная» (например, ТОРГ-12), то в нем должны быть только товары. А если первичка названа «актом выполненных работ», то в ней должны быть исключительно работы, а не товары.

Как избежать проблем при заполнении товарной накладной

Так как компания вправе самостоятельно утверждать формы первичных документов, в том числе накладных или актов, можно разработать объединенный бланк. Он будет включать данные накладной и акта. Главное, сохранить в нем обязательные реквизиты первички — наименование документа, содержание хозяйственной операции, единица измерения, должности и подписи совершивших сделку сотрудников и т. д. (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Назвать такой документ можно, к примеру, «накладная/акт». Как мы выяснили, претензий у инспекторов в этом случае не будет.

Есть еще один вариант — использовать универсальный передаточный документ (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Он уже объединяет в себе все реквизиты и накладной, и акта. В этом случае также не будет претензий проверяющих.

Независимо от того, какой вариант выберет компания, все формы первички необходимо утвердить приказом руководителя и приложить к учетной политике. Либо в политике сделать оговорку, что используются формы, согласованные с контрагентами. А бланк документа, который выставляет поставщик, подрядчик или исполнитель, приложить к договору поставки, выполнения работ или оказания услуг. Минфин не против списания расходов по такой первичке (письмо от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261).

Универсальный передаточный документ можно дополнять

Универсальный передаточный документ  (УПД) содержит элементы товарной накладной, товарно-транспортной накладной, накладной на отпуск материалов на сторону и акта о приеме-передаче основного средства. Поэтому, используя универсальный документ, любая компания может объединить в нем сведения из форм ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и 1-Т и одновременно предъявить покупателю сумму НДС. Так как УПД — это первичный документ, его форму надо утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике.

Компания вправе дополнить универсальный передаточный документ своими реквизитами. А при изменении цены не требуется вносить исправления в УПД. Эти и другие разъяснения привела ФНС России в письме от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@.

Налоговики давно разрешили дополнять счета-фактуры своими реквизитами (письмо от 26.01.12 № ЕД-4-3/1193). Теперь налоговая служба подтвердила, что дополнительные реквизиты можно добавлять и в универсальный передаточный документ. Заметим, что в прошлом году в своих частных разъяснениях специалисты Минфина и ФНС не рекомендовали что-либо менять в форме. Даже несмотря на то, что она рекомендательная (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96).

Минфин считает, что дополнительные реквизиты счета-фактуры не должны нарушать последовательность обязательных (письмо от 20.07.12 № 03-07-09/87). Так что в счете-фактуре безопаснее дополнительные сведения отражать после всех строк и граф с пометкой «Справочно». А за пределами черной рамки можно внести любые дополнительные реквизиты и расположить их как угодно. Например, добавить дополнительные столбцы. Ведь часть, находящаяся за пределами рамки, относится к первичке, а ее компании вправе разрабатывать самостоятельно и добавлять в нее любые реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Образец заполнения УПД