В соответствии с правилами ведения учета операций составление авансового отчета должно осуществляться на специальном бланке. В частноправовых компаниях разработка формы документа полностью ложиться на плечи главного бухгалтера. Предложенный штатным специалистом вариант руководитель одобряет и вводит в действие распорядительным актом (приказом). Казалось бы, схема достаточно простая. Однако на практике у предпринимателей часто возникают вопросы.


Налоговая служба поясняет…


В 2014-2015 гг. фирмами и предпринимателями в качестве бланка авансового отчета разрешается использовать унифицированный документ АО-1. Эту форму ввел Госкомстат РФ более десяти лет назад. Она по-прежнему остается актуальной и применяется более чем 60 процентами всех налогоплательщиков.


В 2013 г. власти отказались от обязательности работы с АО-1 и разрешили организациям разрабатывать собственную первичную документацию. Такое нововведение позволило экономическим субъектам сделать учет более эффективным и достоверным. Специалисты ФНС РФ разъяснили, что при составлении бланков в самостоятельном порядке допускается использование унифицированных вариантов в качестве базы.


Бухгалтеры вправе основываться на АО-1 при подготовке конечной формы авансового отчета. Свобода в корректировке открыла широкие возможности. Теперь компании смогут отразить в первичных бумагах операции по безналичному перечислению подотчетных сумм, а также прочие особенности.


Что следует учесть?


При доработке унифицированной формы бухгалтер должен помнить об указаниях Госкомстата РФ. Так, например, в 1999 году в постановлении 20 содержался ряд ограничений. Они продолжают действовать и сегодня. В соответствии с этим нормативным актом бланк АО-1 разрешается дополнять. Исключать же какие-либо графы, строчки или реквизиты нельзя. Отклонение от правил влечет признание первичной отчетности несоответствующей стандартам и, следовательно, отказ в зачете расходов.


Порядок оформления отчета


Составлять документ обязано подотчетное лицо. В организации должен издаваться локальный акт, включающий полный перечень таких сотрудников и инструкцию к оформлению бумаг.


Правом на утверждение отчета наделяется главный бухгалтер компании. Только при отсутствии указанного специалиста подписать отчетность может руководитель.


В обязанности контролирующего лица входит:

• проверка правильности оформления документа;

• наличие подтверждения расходов, заявленных подотчетным работником;

• соответствие издержек заявленным в распорядительных актах целям.

Если все указанные требования выполнены, осуществляется списание средств. Представители ФНС России акцентируют внимание предпринимателей, что сроки предоставления авансового отчета должны быть установлены локальными актами предприятия, а контроль их соблюдения возлагается на сотрудников бухгалтерии.