Справки о доходах по форме 2-НДФЛ составляют ежегодно до 1 апреля по каждому человеку, получившему доход от организации. Но, если компания обнаружит ошибки, справки 2-НДФЛ необходимо уточнить. Поэтому их стоит перепроверить. А чтобы вам было проще со всем разобраться, мы подготовили обзор разъяснений ФНС и Минфина, с которыми справки 2-НДФЛ будут идеальными.
В каких случаях в справке 2-НДФЛ ставить признак 2

Чиновники считают, что признак 2 надо ставить только в справках о невозможности удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 27.10.11 № 03-04-06/8- 290). В Рекомендациях, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@ сказано, что признак 1 надо ставить в справках 2-НДФЛ с удержанным налогом. А с признаком 2 надо сдавать сообщения о невозможности удержать НДФЛ. Сведения с ошибочным признаком налоговики считают не представленными и штрафуют компанию на 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однако для судей ошибка в признаке справки 2-НДФЛ не критична. Главное, чтобы компания записала в сведениях необходимую информацию - сумму дохода, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ. Поэтому, по мнению судей. инспекция не вправе оштрафовать компанию, если она ошиблась в признаке справки и написала цифру 1 вместо цифры 2 (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 09.04.13 № А19-16467/2012).
Надо ли в справке 2-НДФЛ  отражать отпускные, удержанные у сотрудника при их перерасчете

Нет, не надо. Это в своем письме от 24.10.13 № БС-4-11/190790 подтвердила ФНС России. По мнению налоговиков, в справке 2-НДФЛ не надо отражать отпускные, удержанные у сотрудника при их перерасчете. Например, если сотрудник заболел во время отдыха и перенес его на другой месяц.

Дата фактического получения отпускных - это дата, когда сотруднику перечислены деньги (п. 1 ст. 223 НК РФ). Именно в этих месяцах суммы отпускных отражают в 2-НДФЛ (письмо ФНС России от 09.04.12 № ЕД-4-3/5888@). Если же компания пересчитывает средний заработок, доходы в справке надо уменьшить в тех месяцах, в которых отпускные выплачены. А пособие или зарплаты, начисленные взамен отпускных, показать в справке тогда, когда они начислены.
Как в справке 2-НДФЛ заполнить вычеты

Вычеты в разделе 3 надо заполнить помесячно. Здесь надо показать профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 НК РФ (например, необлагаемая сумма подарков 4 тыс. рублей), а также суммы, уменьшающие налоговую базу на основании статей 213.1, 214, 214.1 НК РФ. Сумму надо отразить напротив тех доходов, в отношении которых применяется вычет.

В разделе 4 надо заполнить стандартные, социальные и имущественные вычеты. Код вычета можно определить по приложению 4 к приказу ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611. Для стандартных вычетов действуют коды 114-125. В графе «Сумма вычета» надо написать сумму вычета, соответствующую коду. То есть число строк в пункте 4.1 зависит от количества видов вычетов, предоставленных сотруднику.
Куда сдавать справки 2-НДФЛ за сотрудников обособленного подразделения

За сотрудников подразделения 2-НДФЛ надо сдать в инспекцию по месту учета дополнительного офиса. Такое мнение чиновники высказали в Письме ФНС России от 30.05.12 № ЕД-4-3/8816@, которое обязательно для применения для всех налоговиков. Поэтому, если справки за сотрудников подразделения подать в инспекцию головного офиса, инспекторы наверняка оштрафуют компанию (п. 1 ст. 126 НК РФ). Но в кодексе сказано, что сведения надо сдать по месту учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). А это не обязательно адрес подразделения, но и адрес головного офиса. Значит, штраф можно оспорить. Главное, что компания вовремя представила справки в налоговую головного офиса (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 25.02.14 № А81-3506/2013).

Еще важно помнить, что налоговым агентом в любом случае является сама компания (п. 7 ст. 226 НК РФ). Тем не менее налоговый агент вправе действовать через своего представителя. Для этого надо оформить на руководителя подразделения доверенность. В доверенности должно быть четко закреплено, что руководитель обособленного офиса вправе представлять интересы компании в отношениях с инспекцией, в том числе подавать от имени компании сведения о доходах.
Нужно ли сдавать уточненную 2-НДФЛ при возврате работнику излишне удержанного налога

Да, нужно. Если компания удержала с работника НДФЛ больше чем должна была, надо подать в налоговую справки по форме 2-НДФЛ за прошлый год по этому сотруднику. Также необходимо написать заявление о зачете и возврате переплаченного НДФЛ. Об этом ФНС России напомнила в письме от 13.08.14 № ПА-4-11/15988.

При составлении новой справки в полях «№ ____» и «от _____» следует указать номер ранее представленной справки  2-НДФЛ и новую дату составления. В пунктах 5.3 – 5.5. нужно отразить скорректированные данные об исчисленном, удержанном и уплаченном налоге. При этом пункт 5.6, где указывается излишне удержанная сумма, заполнять не нужно. Таким образом, получится новая справка 2-НДФЛ с прежним номером, но обновленными суммами налога и датой составления.

Для возврата или зачета излишне перечисленного НДФЛ из бюджета нужно подать в инспекцию заявление, выписку из регистра налогового учета. Также важно приложить документы, подтверждающие излишнее удержание налога и его перечисление в бюджет (бухгалтерские справки, пояснения, расчетно-платежные ведомости с исправлением ошибки).